Act je ime, ki prejme uradni dokument, v katerem je določen dogodek potrjen. Policija je pridevnik, ki se nanaša na tisto, kar je povezano s policijo (organom državne varnosti).
Policija zapis, v tem okviru, je dokument, kjer je policijski organ podrobnosti postopka, dejanja ali neke vrste dogodek, povezan z morebitno kaznivo dejanje. Policijsko poročilo je izhodišče za razvoj preiskave, saj obvešča, kako, kdaj in kje se je dogodek zgodil in kako je posredovalo osebje varnostnih sil.
V vsaki državi pa ima lahko policijsko poročilo različne značilnosti. Na splošno lahko rečemo, da morajo biti ti dokumenti natančni (temeljijo na dejstvih, ne na predpostavkah ali govoricah), nepristranski (ne vključujejo mnenj) in izčrpni (prevrnejo vse pridobljene informacije). Prav tako jih je treba pripraviti zaporedno (po vrstnem redu opravljenega postopka) in spoštovati formalne vidike primera.
Običajno je policijsko poročilo sestavljeno na kraju dogodka, da se čim bolj zmanjša možnost, da informacije ne bodo v dokumentu. V nekaterih primerih pa postopek poteka v pisarni.
Če se žrtev kaznivega dejanja pritoži po telefonu in uspe obdržati agresorja na kraju dogodka, potem lahko policisti odidejo tja in zastavijo vsa ustrezna vprašanja obema stranema, da pravilno pripravijo policijsko poročilo. V takem primeru imajo večkrat tudi navzočnost prič, ki lahko zagotovijo koristne podatke za nadaljnjo preiskavo.
Po drugi strani pa včasih ni treba, da se posameznik obrne na policijsko postajo, da zaprosi za pomoč policijske enote, saj se lahko zgodi, da patrulje agentov odkrijejo kriminalno situacijo na javni avtocesti in ukrepajo neposredno in takoj.
„V mestu San Mateo 12. maja dvanajst in petnajst avgusta dvanajst podpisnik, namestnik komisarja Juan López Gutiérrez, v mestu San Mateo opazuje moškega, ki je s kamnom udaril v levo sprednje okno znamke avtomobila. Renault Clio patent patent 561803ADE, zaradi česar se je steklo zlomilo in njegovo odprtino vstavil skozi odprtino, ustvarjeno… “ .
Kot je razvidno iz prejšnjega primera, struktura policijskega poročila predstavlja nekatere zelo posebne vire, ki jih v literaturi ne uporabljamo, saj je v tem primeru natančnost najpomembnejša, lepota besedila pa ni pomembna. Medtem ko avtorji leposlovja ponavadi vzbudijo domišljijo bralcev, pri čemer se izogibajo omenjanju določenih preveč specifičnih podatkov, je namen tega dokumenta zapisati vse znane podrobnosti opisane situacije.
Po drugi strani je pomembno upoštevati, da točnost policijskega poročila nikakor ne omejuje načinov, s katerimi uradnik zbira informacije. Poizvedovalni postopek, ki vodi k razvoju tega dokumenta, je lahko zelo težak, saj zahteva kombinacijo potrpljenja, intuicije in izkušenj. Na primer, ljudje, ki so vpleteni v kaznivo dejanje, niso vedno pripravljeni dajati izjav ali nimajo potrebnih jezikovnih virov, da bi se jasno izrazili; Soočena s temi in drugimi težavami se mora policija prilagoditi in najti najboljši način za obnovo prizorišča.