Dokumentacija iz latinske besede documententatio je dejanje in rezultat dokumentiranja: nekaj dokazovati z dokumenti ali dokazi. Izraz se običajno nanaša na niz dokumentov, ki omogočajo pridobitev akreditacije nečesa.
Na primer: "Ugotoviti moram, kakšna je potrebna dokumentacija za vstop v ZDA" , "Policija je pokradla sedež podjetja, da bi ugrabila dokumentacijo" , "prepovedana je vožnja brez dokumentacije o vozilu" .
Osebna dokumentacija je sestavljena iz dokumentov, ki dokazujejo istovetnost posameznika: nacionalno osebno izkaznico, za potni list, itd Te dokumente izda državni organ in morda bodo potrebni za izvajanje različnih postopkov.
Ena od situacij, v kateri običajno potrebujemo del naše dokumentacije, se zgodi, ko bomo kmalu potovali v tujino, torej v drugo državo. V tem primeru nacionalni osebni dokument običajno sploh ni veljaven, vendar pa organi morskih pristanišč, letališč ter železniških in avtobusnih postaj zahtevajo predložitev potnega lista.
Pred potovanjem v tujo državo se moramo posvetovati s pogoji, ki so lahko v vsakem primeru različni, odvisno od mednarodnih odnosov. Običajno je, da se priseljenci ne smejo zadrževati na svojem namembnem mestu več kot nekaj mesecev, na splošno tri, in da imajo njihovi prehodi čez državo določene omejitve, na primer nemogoče najti delo, če imajo turistično vizum. Na tujih tleh je potni list edini veljaven dokument, ki dokazuje vašo identiteto, tu pa se uveljavljajo tudi nekatere zahteve.
Na primer, nekatere države zahtevajo, da potni list priseljencev ne presega določene starosti, na primer šest mesecev ali manj. Toda dokumentacija za bivanje v tuji državi se ne konča zgolj v potnem listu, včasih pa je treba zahtevati določena potrdila. Ljudje, ki imajo dvojno državljanstvo, torej državo, v kateri so se rodili, in drugo osebo, ki jim omogoča vstop in odhod iz druge države, kot da bi bili tam domačini, se morajo pozanimati o potrebni dokumentaciji, s katero bodo lahko uredili svoj položaj. pred in po prvem potovanju ter tudi, da svoje državljanstvo prenesete na svoje neposredne sorodnike.
Za vožnjo avtomobila je na drugi strani obvezno imeti določeno dokumentacijo. V Argentini, če navajamo en primer, morajo imeti vsi vozniki vozniško dovoljenje, identifikacijsko kartico vozila (znano kot zelena karta), dokazilo o plačilu zavarovanja in poročilo o tehnični verifikaciji vozila (VTV). Policija lahko zahteva to dokumentacijo na javnih cestah in uporabi sankcije za vse, ki je ne izpišejo.
Za podjetja, na splošno, upravljati in voditi evidenco za njihovo dejavnost. Odvisno od primera se lahko dokumentacija sestavi iz izdanih računov, bilanc stanja, zapriseženih izjav in potrdil, ki jih izdajo organi na njihovem področju.
Končno se disciplina, namenjena zbiranju in urejanju dokumentov, imenuje dokumentacija. Njegov namen je zagotoviti in olajšati shranjevanje podatkov in dostop do njih.